وصف البرنامج التدريبية
السكرتارية التنفيذية من أهم الأدوار في المنظومة الإدارية في أي منشأة ، حيث تتنوع مهام السكرتير التنفيذي ما بين مهام إدارية إشرافية ومهام تنفيذية، فالأمر أكبر من مجرد تنظيم مواعيد، وتكمن أهمية وظيفة السكرتير التنفيذي في متابعة أعمال الإدارة، واجراء الاتصالات الهاتفية، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، وإعداد التقارير، وغيرها الكثير من المهام التي تنظم العمل بشكل كامل. وستقدم هذه الدورة كافة المهارات التي يجب على السكرتير التنفيذي ومدير المكتب امتلاكها، كمهارات الاتصال، والقدرة على تعدد المهام، ومهارة إدارة الوقت، والقدرة على اتخاذ القرارات وغيرها من المهارات التي تجعل من المتدرب سكرتيرًا تنفيذيًا محترفًا.
الهدف العام من البرنامج التدريبي
سيكتسب المتدرب من خلال هذه الدورة مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة، وكيفية كتابة التقارير الإدارية بشكل احترافي، وطرق التخطيط ووضع الأهداف واستراتيجيات تنفيذها. كما سيكتسب أيضًا مواصفات السكرتير التنفيذي المحترف كالاتصال الفعال، وفهم السمات الشخصية وكيفية التعامل مع الشخصيات باختلافها، بالإضافة إلى مهارات إدارة الوقت، وتعلم مهارة حل الصراعات في بيئة العمل.
الأهداف التفصيلية للبرنامج التدريبي
بنهاية هذه الدورة سيكتسب المتدرب المعارف و المهارات الآتية :
مقدمة عن السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب
سمات المكاتب الحديثة كبيئة عمل
مهارات التخطيط ووضع الاهداف لموظفي السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب
مهاراة ادارة الوقت لموظفي السكرتارية التنفيذية ومديري المكاتب
مهارة التفويض لموظفي السكرتارية ومديري المكاتب
مهارات التواصل لموظفي السكرتارية ومديري المكاتب
مهارات الاستماع الجيد لموظفي السكرتارية ومديري المكاتب
مهارات الكتابة الادارية لموظفي السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب
مهارات العرض والتقديم لموظفي السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب
مهارات ادارة الصراع في بيئة العمل لموظفي السكرتارية وادارة المكاتب
أخلاقيات واداب مهنة السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب
موضوعات البرنامج التدريبي
الموضوع الرئيسي : تنظيم العمل المكتبي
- مقدمة في السكرتارية و إدارة المكاتب
- تحسين كفاءة إنجاز المهام
- تطوير مهارات التخطيط اليومي
- استخدام البرامج التقنيّة في تسهيل الأعمال
- إدارة الوقت والمواعيد بفاعلية
الموضوع الرئيسي : الكتابات والمراسلات المكتبية
- تنمية مهارات الكتابة الرسمية
- تحسين مهارات التواصل الإلكتروني
- إعداد التقارير الدورية
- توثيق محاضر الاجتماعات
- تحرير المكاتبات ومراجعتها
الموضوع الرئيسي : السلوك الوظيفي و أخلاقيات المهنة
- التعريف بسلوكيات وظيفة السكرتارية في البيئة العلمية
- أهمية السلوكيات الوظيفية والأخلاقيات المهنية
- الأخلاقيات الوظيفية في الإسلام وأنظمة المملكة العربية السعودية
- الأخلاقيات المهنية في السكرتارية و إدارة المكاتب
- تطوير المهارات الشخصية والمهنية
الموضوع الرئيسي : الاتصال والتواصل الفعال
- أهمية الاتصال والتواصل الفعّال
- مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي
- مهارات احتواء الموقف في أعمال السكرتارية
- التعامل مع العملاء والجمهور
- إدارة المراسلات
الموضوع الرئيسي : التطبيقات الإلكترونية الميسرة للأعمال
- استخدام أدوات إدارة المهام الإلكترونية
- تطبيقات التواصل والتعاون الفعّال
- استخدام أدوات إدارة المستندات الإلكترونية
- استخدام تطبيقات البريد الإلكتروني وجداول الأعمال
- تطبيقات التعلم عن بُعد والاجتماعات الافتراضية
الموضوع الرئيسي : الأرشفة وحفظ الملفات الإدارية
- فهم أهمية الأرشفة
- تقنيات الأرشفة والتصنيف
- استخدام أدوات وبرامج الأرشفة الإلكترونية
- إدارة الملفات العلمية والإدارية
- مراجعة شاملة و تلخيص لمحتوى الدورة
