المحاضرة الثانية :
دورة الاتصال والتواصل الفعال في البيئة العلمية
فكرة الدورة:
يتمحور برنامج “الاتصال والتواصل الفعّال للسكرتير في البيئة العلمية الخاصة بالمشايخ والدعاة” حول تطوير مهارات الاتصال والتواصل للسكرتير في هذه البيئة العلمية الخاصة.
ويهدف البرنامج على تعزيز قدرات السكرتير في التواصل بشكل فعّال مع المشايخ والدعاة وتنظيم الاتصالات والمراسلات العلمية.
محاور الدورة:
- أهمية الاتصال والتواصل الفعّال:
أهمية الاتصال والتواصل الفعّال في بيئة العمل العلمية. وكيف يمكن للمشاركين معرفة أنواع التواصل المختلفة، والاستفادة منها في البيئة العلمية، وكيفية تبادل المعرفة والمعلومات في البيئة العلمية.
- مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي:
تطوير قدرات السكرتارية في مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي.
من خلال وضع المشاركين في مواقف تطبيقية وتقديم نصائح عملية لتحسين توصيل الرسائل والتعبير بوضوح ولباقة.
- إدارة المراسلات العلمية:
سيتم تعزيز مهارات المشاركون حول إدارة المراسلات العلمية في بيئة العمل العلمية للمشايخ والدعاة.
بما في ذلك تنظيم البريد الإلكتروني، وكتابة المراسلات الرسمية، والتعامل مع الجداول الزمنية للاجتماعات والمؤتمرات العلمية.
- التعامل مع العملاء والجمهور:
سيتعلم المشاركون كيفية تطوير مهاراتهم في التعامل مع العملاء والجمهور في بيئة العمل العلمية الخاصة بالمشايخ والدعاة.
وكذلك كيفية التعامل بلباقة واحترافية مع العملاء والجمهور المتنوع، والتفاعل معهم بطريقة تلبي احتياجاتهم وتطلعاتهم.
- القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة:
سيتعلم المشاركون كيفية التعامل مع المواقف الصعبة أو المشكلات التي يمكن أن تنشأ في بيئة العمل العلمية.
سيتعرف المشاركون في البرنامج على نماذج الاستراتيجيات وأدوات للتعامل مع التوترات وحل المشكلات بشكل فعّال ومحترف.
المخرجات المتوقعة:
من المتوقع أن تعزيز الدورة الكفاءة العامة للسكرتير في البيئة العلمية بما يساعد على التواصل فعّال واتصالات مثلى في العمل العلمي.
ستمكن المشاركين من تطوير مهاراتهم في الاتصال، وإدارة المهام، والأخلاق المهنية، وتعزيز السلوك الوظيفي الفعّال والمحترف لأداء الأدوار المطلوبة من السكرتير .
مدة الدورة:
(5) ساعات – تقدم عن بعد.
المحاور مفصّلة للدورة الثانية :
محور 1: أهمية الاتصال والتواصل الفعّال
هذا المحور يهدف إلى تسليط الضوء على أهمية الاتصال والتواصل في بيئة العمل العلمية والشرعية.
- شرح دور الاتصال الفعّال في تبادل المعلومات وبناء العلاقات الإيجابية.
- تقديم مثال على كيفية تبادل المعرفة والمعلومات بشكل فعّال بين السكرتير والمشايخ والدعاة.
محور 2: مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي
هذا المحور يتناول تطوير مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي للسكرتير في البيئة العلمية.
- شرح أهمية التعبير بوضوح ولباقة عند التواصل مع الآخرين.
- تقديم نصائح عملية لتحسين اللغة الجسدية والصوتية أثناء التواصل.
محور 3: إدارة المراسلات العلمية
هذا المحور يركز على تعزيز مهارات إدارة المراسلات العلمية في البيئة العلمية.
- توضيح كيفية تنظيم البريد الإلكتروني والتعامل معه بفعالية.
- مثال على كتابة مراسلة رسمية تطلب ترتيب اجتماع مع عالم دين بشأن موضوع محدد.
محور 4: التعامل مع العملاء والجمهور
هذا المحور يعزز مهارات التعامل مع العملاء والجمهور في البيئة العلمية الخاصة بالمشايخ والدعاة.
- تقديم نموذج لكيفية التعامل بلباقة مع العملاء والجمهور المختلفين.
- شرح كيفية التفاعل مع استفسارات الجمهور بشكل محترف ومتجاوب.
محور 5: القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة
هذا المحور يهدف لتطوير مهارات التعامل مع المواقف الصعبة أو المشكلات في بيئة العمل العلمية.
- تقديم استراتيجيات للتعامل مع التوترات وحل المشكلات بشكل فعّال.
- مثال على كيفية التعامل مع موقف صعب تنشأ عندما يختلف الآراء حول مسألة شرعية.
المخرجات المتوقعة من الدورة:
- تطوير مهارات الاتصال والتواصل لدى المشاركين.
- قدرة السكرتير على إدارة المراسلات العلمية وتنظيم الاتصالات بفعالية.
- تحسين قدرة التعامل مع العملاء والجمهور بلباقة واحترافية.
- تطوير مهارات التعامل مع المواقف الصعبة وحل المشكلات بشكل محترف.
الأسئلة والاختبارات الموضوعية للدورة الثانية:
محور 1: أهمية الاتصال والتواصل الفعّال
- ما هو دور الاتصال الفعّال في بيئة العمل العلمية؟
أ) تبادل المعلومات فقط
ب) بناء علاقات إيجابية وتحقيق التفاهم
ج) الإعلان عن الأخبار المهمة فقط
د) تحسين الأداء الفردي فقط
الإجابة الصحيحة: ب) بناء علاقات إيجابية وتحقيق التفاهم
محور 2: مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي
- ما هو جزء من مهارات الاتصال اللفظي؟
أ) اللغة الجسدية والصوتية
ب) الاستخدام المفرط للهاتف الجوال
ج) القليل من الاستماع والتفاعل
د) الكتابة المطولة في المراسلات
الإجابة الصحيحة: أ) اللغة الجسدية والصوتية
محور 3: إدارة المراسلات العلمية
- ما هي إحدى مهارات إدارة المراسلات العلمية؟
أ) إهمال البريد الإلكتروني
ب) التأخير في الرد على المراسلات
ج) تنظيم البريد الإلكتروني وكتابة المراسلات الرسمية
د) تجاهل طلبات الاجتماعات
الإجابة الصحيحة: ج) تنظيم البريد الإلكتروني وكتابة المراسلات الرسمية
محور 4: التعامل مع العملاء والجمهور
- ما هي أحد استراتيجيات التعامل مع العملاء والجمهور في بيئة العمل العلمية؟
أ) التجاهل وعدم الرد
ب) التفاعل بلباقة واحترافية
ج) إظهار الاستخفاف وعدم الاهتمام
د) تجاهل طلبات العملاء
الإجابة الصحيحة: ب) التفاعل بلباقة واحترافية
محور 5: القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة
- ما هي الفائدة الرئيسية من تطوير مهارات التعامل مع المواقف الصعبة؟
أ) تجنب أي توتر في العمل
ب) تحسين العلاقات الشخصية فقط
ج) القدرة على حل المشكلات بشكل فعّال ومحترف
د) الابتعاد عن المواقف الصعبة دائمًا
الإجابة الصحيحة: ج) القدرة على حل المشكلات بشكل فعّال ومحترف
الدورة الثالثة :
دورة الكتابات والمراسلات في الكيانات والمشاريع العلمية
فكرة البرنامج:
تهدف دورة “الكتابات والمراسلات في الكيانات العلمية” إلى تطوير مهارات السكرتارية في الكتابة والمراسلات بشكل فعّال في البيئة العلمية.
ستركز الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لكتابة المراسلات الرسمية، وإعداد التقارير العلمية، والتواصل الكتابي داخل وخارج المؤسسة العلمية.
محاور الدورة:
- تنمية مهارات الكتابة الرسمية:
معرفة قواعد كتابة المراسلات الرسمية والوثائق القانونية والتقارير، وتطوير مهارات السكرتارية فيها.
وكيفية التعبير كتابياً بوضوح وبأسلوب مهني في المخاطبات الرسمية، مع الالتزام بقواعد التنسيق والصياغة الصحيحة.
- تحسين مهارات التواصل الإلكتروني:
أصول التواصل باستخدام البريد الإلكتروني والمراسلات عبر الوسائط الاجتماعية.
وكيفية كتابة رسائل إلكترونية فعّالة، وإدارة الردود والمتابعات بشكل منظم واحترافي.
- إعداد التقارير الدورية:
عرض أنواع التقارير التي يقوم السكرتير في المؤسسة العلمية بإعدادها، ومعرفة أهم الفقرات التي يجب أن تتضمنها هذه التقارير.
- توثيق محاضر الاجتماعات:
إعداد نماذج ملائمة لمحاضر الاجتماعات، توثيق مختلف أنواع الاجتماعات وإعداد محاضرها، وطرق إعداد جدول أعمالها، وإثبات قراراتها ومتابعتها.
- تحرير المكاتبات ومراجعتها:
زيادة الاهتمام بمهارات التحرير الكتابي والمراجعة والتحرير لدى سكرتير المؤسسة العلمية، ومعرفة الأدوات المساعدة في تحرير النصوص وضبط الأخطاء اللغوية والنحوية.
المخرجات المتوقعة:
من المتوقع أن تمنح الدورة المشاركين المعرفة اللازمة بالمهارات لأداء الأدوار المطلوبة من السكرتير وتحسين الكفاءة وزيادة فعالية الكتابات والمراسلات والتواصل في هذا السياق الخاص.
مدة الدورة:
(5) ساعات – تقدم عن بعد.
المحاور مفصّلة للدورة الثالثة :
محور 1: تنمية مهارات الكتابة الرسمية
هذا المحور يهدف إلى تطوير مهارات السكرتارية في كتابة المراسلات الرسمية والوثائق القانونية والتقارير.
- شرح قواعد كتابة المراسلات الرسمية مثل الصيغة المناسبة والأسلوب المهني.
- مثال على كيفية صياغة رسالة رسمية للدعوة لاجتماع مع مشايخ أو علماء دين.
محور 2: تحسين مهارات التواصل الإلكتروني
هذا المحور يركز على كيفية تطوير مهارات التواصل باستخدام البريد الإلكتروني ووسائط التواصل الاجتماعي.
- شرح أصول كتابة رسائل إلكترونية فعالة مع تحسين إدارة الردود والمتابعات.
- مثال على رسالة إلكترونية للتنسيق مع فريق من المشايخ بشأن حضور مؤتمر علمي.
محور 3: إعداد التقارير الدورية
هذا المحور يركز على تطوير مهارات إعداد التقارير الدورية المطلوبة من السكرتارية في المؤسسة العلمية.
- شرح أنواع التقارير وأهم الفقرات التي يجب أن تتضمنها مثل المقدمة والنتائج.
- مثال على تقرير دوري يلخص نشاطات الكيان العلمي خلال فترة زمنية معينة.
محور 4: توثيق محاضر الاجتماعات
هذا المحور يهدف لتعزيز مهارات توثيق محاضر الاجتماعات والتعامل معها.
- شرح كيفية إعداد محضر اجتماع يشمل جدول الأعمال والقرارات المتخذة.
- مثال على محضر اجتماع مع مشايخ لبحث مسألة دينية معينة.
محور 5: تحرير المكاتبات ومراجعتها
هذا المحور يركز على زيادة الاهتمام بمهارات التحرير والمراجعة لدى السكرتير.
- توضيح أهمية التحرير اللغوي والنحوي وكيفية استخدام أدوات التحرير.
- مثال على تحرير مذكرة توضيحية بشأن أحكام شرعية في موضوع محدد.
المخرجات المتوقعة من الدورة:
- تزويد المشاركين بمهارات كتابة ومراسلات فعّالة في البيئة العلمية.
- قدرة السكرتير على تجهيز تقارير دورية وتوثيق محاضر الاجتماعات بشكل محترف.
- تحسين مهارات التواصل الكتابي مع الزملاء والمشايخ والدعاة.
- تطوير قدرات السكرتير في إعداد المكاتبات والرسائل الرسمية بأسلوب مهني ومنسق.
